INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER EVENTI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (GDPR) (v.2021.01)

  1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

CLAREX Srl, con sede legale in via Emilia Est, 985 – 41122 (Modena) e sede amministrativa sita in via Antonio Panigada 15 -25126 Brescia, tel. 030 2426053, e-mail info@clarex.it (di seguito Titolare)

  1. RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DATI (DPO)

Il Titolare non ha nominato un Responsabile per la protezione dei dati

  1. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati saranno conservati:

  • rispetto all’iscrizione agli eventi, fino a massimo 10 anni dopo ciascun evento per adempiere ad obblighi previsti da regolamenti e dalla normativa nazionale e sovranazionale applicabile. I dati saranno conservati fino a quando permangono gli obblighi previsti da regolamenti o dalla normativa nazionale o sovranazionale applicabile.

Se necessario, i Tuoi dati saranno trattati per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria. La condizione che rende lecito il trattamento è un interesse legittimo del titolare. Nel caso di contenzioso giudiziale, i dati saranno mantenuti per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

  1. MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

I dati personali da Te forniti, formeranno oggetto di operazioni di trattamento nel rispetto della normativa sopracitata e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l’attività del Titolare. Gli stessi verranno trattati dal personale autorizzato sia con strumenti informatici, che cartacei nel rispetto di adeguate misure tecniche ed organizzative di sicurezza previste dal GDPR.

  1. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

  • Erogazione di servizi da Te richiesti:
    Iscrizione agli eventi e alle attività (convegni, workshop, seminari, ecc.) organizzate e promosse dal Titolare. La base giuridica è l’esecuzione di un contratto che si perfeziona con la conferma dell’iscrizione (obbligatorio).
  • Marketing e informazioni commerciali
    I dati da Te forniti verranno trattati previo Tuo eventuale consenso per le seguenti ulteriori finalità del trattamento:
    invio settimanale di newsletter; invio di comunicazioni relative agli eventi (inviti a convegni, workshop, seminari, ecc.) e a contenuti realizzati o promossi dal Titolare (pubblicazioni di rapporti) via posta elettronica e/o sms e/o instant messaging; Coinvolgimento in attività di Ricerca (ad es. survey, interviste telefoniche, ecc.) del Titolare.
    La condizione che rende lecito il trattamento è il Tuo consenso (obbligatorio per la fruizione del servizio e revocabile in qualsiasi momento).
    I dati saranno conservati fino a revoca del consenso e comunque fino ad un massimo di 10 anni.
  • Profilazione
    I dati da Te forniti verranno trattati previo Tuo eventuale consenso per consentire al Titolare di creare profili (individuali e/o aggregati) per elaborare analisi statistiche e/o per migliorare i prodotti e servizi, nonché per inviarle informazioni e comunicazioni promozionali mirate e che possano essere di suo maggior gradimento e interesse.
    La condizione che rende lecito il trattamento è il Tuo consenso (obbligatorio per la fruizione del servizio e revocabile in qualsiasi momento). I dati saranno conservati fino a revoca del consenso e comunque fino ad un massimo di 10 anni.
  • Comunicazione alle società e ai professionisti partner
    I dati da Te forniti verranno comunicati, previo Tuo eventuale consenso, a società affiliate (Apex, Regesta e RegestaLAB) e alle aziende partner o sponsor dell’evento a cui vi siete iscritti che li tratteranno per loro comunicazioni inerenti propri prodotti, servizi, newsletter ed eventi nonché per realizzare studi di mercato e analisi statistiche. La condizione che rende lecito il trattamento è il Tuo consenso (facoltativo e revocabile in qualsiasi momento). I dati saranno conservati fino a revoca del consenso e comunque fino ad un massimo di 10 anni.
  • Utilizzo delle immagini e dei materiali multimediali a scopo di informazione, promozione e divulgazione.
    Le immagini per le finalità qui riportate saranno trattate conformemente ai principi di cui all’art. 5 del GDPR, per un arco di tempo non superiore a 5 anni per il conseguimento delle suddette finalità e nel rispetto del principio di limitazione della conservazione, salvi i trattamenti già effettuati.
    In caso di partecipazione agli eventi organizzati dal Titolare (previa sua iscrizione o registrazione allo stesso), lo stesso potrà utilizzare le riprese eventualmente incorporanti la Sua immagine e/o la Sua voce (per esempio in caso di interventi nel corso di eventi formativi), mediante qualsiasi canale e/o mezzo, per il perseguimento delle finalità di informazione, promozione e divulgazione scientifica.
    I dati oggetto del trattamento, incluse le immagini, i fotogrammi, le riprese e le registrazioni audio/video (in seguito, le “Immagini”), anche in forma parziale e/o modificata o adattata, realizzate nel corso dell’evento verranno trattati nel pieno rispetto del Reg. Ue 2016/679 (“GDPR”).A titolo esemplificativo, le Immagini, anche in forma parziale e/o modificata e/o adattata, nel corso e in occasione dell’evento potranno essere utilizzati per le seguenti finalità:
  1. pubblicazione sui siti web del circuito del titolare e messa a disposizione delle riprese in diretta streaming ovvero on demand;
  2. pubblicazione sulle piattaforme social del titolare, tra cui i canali social network del Titolare;
  3. messa a disposizione del pubblico e di media quali stampa e televisione, nell’ambito delle attività statutarie del Titolare;
  4. svolgimento di attività di comunicazione del Titolare a fini di orientamento e promozione della propria attività (a titolo esemplificativo documenti di presentazione delle ricerche del Titolare e/o invio ai partner e agli sponsor degli eventi e/o delle ricerche del Titolare, inserzioni pubblicitarie, materiali informativi, brochure etc.).

I dati saranno trattati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici, da soggetti specificatamente incaricati, per le attività di divulgazione e comunicazione del Titolare. Le immagini raccolte saranno conservate, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico per le finalità e nei limiti sopra definiti e potranno essere diffuse sui siti istituzionali nonché attraverso canali social network (Facebook, Twitter, Linkedin, YouTube a titolo esemplificativo ma non esaustivo). L’uso delle immagini non dà diritto ad alcun compenso.

Il Titolare ha la facoltà di accedere o divulgare le Immagini dell’utente senza alcun consenso, in ragione dell’art. 97 della legge n. 633/1941. Tale autorizzazione implica la concessione di una licenza non esclusiva, senza limiti di durata e per tutto il mondo, trasferibile a terzi, per l’utilizzazione dei materiali e include i diritti di cui agli artt. da 12 a 19 della legge 22 aprile 1941, n. 633, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo: diritto di pubblicazione; diritto di riproduzione in qualunque modo o forma; diritto di trascrizione, montaggio, adattamento, elaborazione e riduzione; diritto di comunicazione e distribuzione al pubblico, comprendente i diritti di proiezione, trasmissione e diffusione anche in versione riassuntiva e/o ridotta, con qualsiasi mezzo tecnico, diritto di conservare copia dei materiali, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico noto o di futura invenzione per le finalità e nei limiti sopra definiti. È in ogni caso esclusa ai sensi del citato articolo e ai sensi dell’art. 10 del Codice Civile qualunque utilizzazione delle Immagini che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata.

Se non desidera che la Sua immagine venga eventualmente ripresa nel corso dell’evento, Le chiediamo di non accedere alle aree di svolgimento dello stesso. La condizione che rende lecito il trattamento è l’esecuzione di un contratto (che avviene tramite la sua registrazione o iscrizione all’Evento).

  1. DESTINATARI DEI DATI

I dati possono essere trattati da soggetti esterni operanti in qualità di titolari quali, a titolo esemplificativo, professionisti autonomi (es. studi legali, commercialisti), Autorità ed organi di vigilanza e controllo ed in generale soggetti, pubblici o privati, legittimati a richiedere i dati. I dati possono altresì essere trattati, per conto dell’Ente, da soggetti esterni designati come responsabili, a cui sono impartite adeguate istruzioni operative. Tali soggetti sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

  • società che offrono servizi di invio e-mail e/o che svolgono attività di fatturazione e/o gestione fiscale;
  • società che offrono servizi di gestione e manutenzione dell’infrastruttura informativa del sito web;
  • società che offrono supporto nella realizzazione di studi di mercato.

  1. DIRITTI DELL’INTERESSATO

CLAREX ti garantisce di poter esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dall’art. 12 del GDPR. In particolare Tu hai il diritto:

  • di sapere se il Titolare detiene e/o tratta dati personali relativi alla tua persona e ad accedervi integralmente anche ottenendone copia (art. 15 Diritto all’accesso);
  • alla rettifica dei dati personali inesatti o all’integrazione dei dati personali incompleti (Art. 16 Diritto di rettifica);
  • alla cancellazione dei dati personali in possesso del Titolare se sussiste uno dei motivi previsti dal GDPR (Art. 17 Diritto alla Cancellazione);
  • a chiedere al Titolare di limitare il trattamento solo ad alcuni dati personali, se sussiste uno dei motivi previsti dal Regolamento (Art. 18 Diritto alla limitazione del trattamento);
  • di richiedere e ricevere tutti i tuoi dati personali trattati dal titolare, in formato strutturato, di uso comune e leggibili da dispositivo automatico oppure richiedere la trasmissione ad altro titolare senza impedimenti (Art. 20 Diritto alla Portabilità);
  • di opporti in tutto o in parte al trattamento dei dati per finalità di invio di materiale pubblicitario e ricerche di mercato (c.d. Consenso) (art. 21 Diritto di opposizione)
  • di opporti in tutto o in parte al trattamento dei dati in modalità automatica o semiautomatica per finalità di profilazione (c.d. Consenso).

L’esercizio di questi diritti può essere esercitato mediante comunicazione al Titolare del Trattamento i cui recapiti sono indicati nell’apposita sezione di questa informativa.

Rispetto alle immagini registrate, in considerazione della natura intrinseca dei dati trattati in quanto immagini raccolte in tempo reale riguardanti un evento, taluni diritti non sono in concreto esercitabili (il diritto di aggiornamento o integrazione, il diritto di cancellazione, il diritto di rettifica di cui all’art. 16 GDPR).In caso di opposizione da parte dell’interessato, il Titolare, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione, adotterà ove tecnicamente possibile le misure ragionevoli, anche tecniche, per oscurare l’immagine del partecipante che si sia opposto per motivi legittimi o abbia richiesto la cancellazione.

L’informativa è resa solo per i trattamenti descritti nella presente informativa e gestiti dal Titolare in premessa e ai fini della compilazione del presente form, non anche per altri siti web/piattaforme eventualmente consultati dall’utente tramite link. La piattaforma che ospita la campagna può contenere link ad altri siti web che non appartengono o che non sono sotto la diretta supervisione del Titolare e che, pertanto, non è responsabile delle eventuali condotte illecite o comunque non conformi alla vigente legislazione, anche in relazione alla tutela dei dati personali, adottate su detti siti web.

  1. RECLAMO

In caso di mancata o insoddisfacente riscontro ha il diritto di rivolgersi all’Autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati personali per qualsiasi violazione ritenga di aver subito (Garante per la protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it – urp@gpdp.it).

  1. LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ

L’informativa è resa solo per i trattamenti descritti nella presente informativa e gestiti dal Titolare in premessa e ai fini della compilazione del presente form, non anche per altri siti web/piattaforme eventualmente consultati dall’utente tramite link. La piattaforma che ospita la campagna può contenere link ad altri siti web che non appartengono o che non sono sotto la diretta supervisione del Titolare e che, pertanto, non è responsabile delle eventuali condotte illecite o comunque non conformi alla vigente legislazione, anche in relazione alla tutela dei dati personali, adottate su detti siti web.