La gestione delle forniture ha subito profondi cambiamenti in seguito agli eventi globali degli ultimi anni, lasciando anche le aziende più strutturate con una sola sicurezza: le certezze del passato sono ormai lontane. La gestione dei fornitori deve adeguarsi a questa nuova realtà, diventando più flessibile e dinamica, ma allo stesso tempo resiliente e affidabile.
Se quindici anni fa l’idea di dover sostituire in modo subitaneo un fornitore decennale era un evento storico, oggi accade con frequenza sempre maggiore. È necessario mantenere una rete di fornitori, idealmente già integrati in azienda, e garantirsi le coperture necessarie anche per le emergenze.
Gestione fornitori, il ruolo della Supply Chain Distruption
Il fenomeno a cui stiamo assistendo nel corso degli ultimi anni ha stimolato numerosi studi e discussioni. Accenture, per esempio, in una sua ricerca¹, lo definisce tempesta perpetua e identifica alcune delle principali sfide che le aziende, oggi, devono affrontare nella gestione delle proprie supply chain. Le riassumiamo brevemente:
- Carenza di resilienza globale
- Aumento dei costi produttivi e di trasporto
- Scarsa sostenibilità
- Talent gap, ovvero la scarsità di personale specializzato
- Scarsa flessibilità
- Costo delle infrastrutture IT
La risposta a tutte queste sfide è duplice: le aziende devono sia costruire una politica efficace di gestione dei fornitori, sia dotarsi degli strumenti tecnologici utili a metterla in pratica. Tra questi strumenti troviamo software di valutazione fornitori e software per suppliers che sappiano organizzarli e gestirli al meglio, integrandosi con l’infrastruttura tecnologica e i processi aziendali esistenti. Introdurre il cambiamento senza eccessivi sconvolgimenti in un’entità organizzativa spesso già messa alla prova è, infatti, una delle condizioni più importanti nei progetti di innovazione attuali.
Gestione fornitori, cosa cercare in un Supplier Management Software
Le caratteristiche principali da ricercare in un applicativo di gestione fornitori sono quelle che consentono all’azienda una risposta rapida alle sfide menzionate, senza dimenticare naturalmente gli strumenti organizzativi necessari per la gestione ordinaria. Anche se le azioni emergenziali sono più frequenti rispetto al passato, non dobbiamo dimenticare che la gestione ordinaria costituisce, e costituirà sempre, fortunatamente, la maggior parte del lavoro di procurement e gestione dei fornitori. Di seguito, elenchiamo gli aspetti più rilevanti.
Misurazione delle performance dei fornitori
La capacità di risposta di un supplier e la qualità delle forniture sono solo due dei parametri di cui un’azienda deve tenere conto nella gestione integrata dei fornitori. I software di valutazione fornitori oggi possono convergere in un più ampio strumento di supplier management, capace di organizzare queste informazioni e metterle a disposizione dell’intera struttura.
Segmentazione e diversificazione dei fornitori
La resilienza necessaria nel mercato odierno si ottiene anche grazie alla diversificazione dei fornitori. Sebbene avere un numero limitato di fornitori fidati sia più semplice dal punto di vista organizzativo, ciò rende l’azienda vulnerabile a problemi e inefficienze qualora uno di questi non sia in grado di espletare le proprie commesse. Uno strumento di gestione integrata fornitori deve facilitare la segmentazione automatizzando il più possibile tutti i processi burocratici e amministrativi relativi alla gestione degli ordini.
Flessibilità nei contratti e gestione trasparente dei prezzi
In un mercato in cui le forniture sono complesse da ottenere, è necessario che i buyer abbiano a disposizione margini di manovra per chiudere i contratti. Questo significa che i software di gestione fornitori devono permettere modifiche ai contratti e al pricing in modo agile e trasparente, anche per quanto riguarda il processo di approvazione.
Pianificazione del crisis management
Con il crescere dell’incertezza del mercato, questa funzionalità è diventata sempre più rilevante. Uno strumento per la gestione dei fornitori dovrebbe offrire funzionalità per l’attuazione rapida di piani di emergenza per garantire che la supply chain non si interrompa.
Verifiche e audit
Con il cambiamento sempre più rapido delle condizioni di mercato, è fondamentale che uno strumento per la gestione dei fornitori permetta di verificare le performance dei fornitori in modo rapido ed efficiente, così da consentire valutazioni data driven svincolate dal vecchio concetto di report a scadenza fissa.
A corollario di queste peculiarità, ricordiamo anche alcune delle caratteristiche che qualsiasi software aziendale oggi dovrebbe avere: la capacità di garantire collaborazione e comunicazione anche fra diversi dipartimenti e trasversalmente al sistema informativo e l’integrazione con le tecnologie presenti in azienda.
Gestire i fornitori in uno scenario che cambia
Saper gestire i fornitori in modo efficiente è una necessità sempre più pressante per le aziende, divise fra incertezza e un bisogno crescente di affidabilità e resilienza. L’utilizzo di strumenti tecnologici come un software dedicato alla gestione dei fornitori e integrato con il resto dell’infrastruttura aziendale può fornire l’aiuto necessario per evitare interruzioni nella supply chain, anche nei momenti più difficili.
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¹ Fonte: Sito Accenture